Nel mondo lavorativo, oggi caratterizzato da rapidità, flessibilità e alti livelli di competizione, il centralino virtuale svolge un ruolo cruciale, in quanto rappresenta uno strumento di comunicazione sicuro, flessibile e scalabile. Ecco perché, gran parte delle aziende – di qualunque tipologia e dimensione – ha sostituito i tradizionali sistemi di telefonia con il centralino virtuale. Optare per questo sistema di telefonia aziendale è stato un processo pressoché automatico, che è andato di pari passo con il processo di digitalizzazione delle imprese e le sempre più crescenti richieste di connessione, tipiche del business moderno, legate principalmente al lavoro da remoto (e non solo). Di fatto, il centralino virtuale permette di gestire le chiamate aziendali in maniera efficace ed efficiente, da ogni luogo e utilizzando qualsiasi dispositivo.
In questo articolo andremo a vedere nello specifico che cos’è un centralino virtuale, come funziona e quali sono gli 8 vantaggi che offre alla telefonia aziendale. Inoltre, ci soffermeremo anche sugli aspetti da considerare per scegliere il sistema più adeguato per la propria attività.
Che cos’è un centralino virtuale
Il centralino virtuale – o PBX (Private Branch Exchange) – è un sistema di telefonia che usa il protocollo internet. In pratica, infatti, è la rete internet che permette la trasmissione dei dati, gestendo di fatto le chiamate in entrata e in uscita. Di solito viene preferita la fibra ottica, perché ritenuta migliore sia per prestazioni che stabilità.
Come meglio andremo a spiegare nel dettaglio più avanti, le aziende che optano per il centralino digitale beneficiano di numerosi vantaggi, in primis il forte ridimensionamento dei costi di installazione e di gestione del centralino, oltre all’assenza di apparecchiature fisiche in sede.
Centralino virtuale: come funziona
Il centralino virtuale sfrutta la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) e funziona in cloud. In pratica, le chiamate – sia in entrata che in uscita – viaggiano attraverso la rete internet e possono essere gestite da ogni genere di dispositivo connesso (es. smartphone, tablet, PC…), senza che sia necessario installare apparecchi hardware. Grazie alla sua flessibilità, il centralino virtuale è sempre più richiesto dalle aziende, di qualunque dimensione e settore, che adottano modalità di lavoro easy, come lo smart working, o che hanno più sedi dislocate in varie località, dentro e fuori il territorio nazionale.
Centralino virtuale: cosa permette di fare
Il centralino virtuale aziendale offre numerose funzionalità avanzate che possono contribuire notevolmente a migliorare la gestione delle comunicazioni.
Gestione delle chiamate
Il centralino virtuale consente di gestire in modo intelligente ed avanzato tutto il flusso delle chiamate, così da migliorare l’esperienza del cliente, riducendo le attese, ed evitare chiamate perse.
Risponditore automatico (IVR) con voce o musica personalizzabile
Smistamento automatico verso reparti, gruppi o operatori
Inoltro e deviazione delle chiamate (anche verso smartphone ovunque nel mondo)
Code di attesa dinamiche e gestione delle priorità
Trasferimento, parcheggio chiamate e gruppi di risposta
Notifiche di chiamate perse
Automazione della comunicazione
Permette di automatizzare molte interazioni con clienti e collaboratori, garantendo così una comunicazione più fluida e continua.
Messaggi vocali personalizzati
Segreteria telefonica VoIP con invio messaggi via email
Assistente virtuale / segretaria digitale attiva anche H24
Messaggistica istantanea interna tra collaboratori
Accessibilità
Trattandosi di un sistema in cloud e accessibile ovunque, il centralino virtuale garantisce massima flessibilità operativa senza limiti geografici.
Gestione chiamate da PC, smartphone o telefono VoIP
Utilizzo del medesimo numero aziendale da qualsiasi luogo
Connessione tra sedi diverse e team che lavorano in modalità smart working
Attivazione di interni senza necessità di cablaggi fisici
Funzionalità operative avanzate
Il centralino virtuale include strumenti utili per avere un maggiore controllo e una migliore organizzazione delle comunicazioni.
Monitoraggio e gestione dei contatti
Registrazione delle chiamate
Rubrica aziendale con white list e black list (anti-spam)
Gestione fax via email
Integrazione con strumenti aziendali
Il centralino virtuale diventa una sorta di hub che può essere connesso a vari sistemi aziendali.
Integrazione con CRM (storico chiamate, scheda cliente, attività…)
Integrazione con email, chat aziendali
Collegamento con software gestionali
Connessione a calendari e sistemi di prenotazione
Integrazione con strumenti di analisi e reportistica
Analisi, controllo e ottimizzazione
Permette di monitorare i dati per migliorare le performance:
Analisi performance operatori
Report su volumi di chiamata e tempi di risposta
Tracciamento delle interazioni coi clienti
Centralino virtuale: gli 8 vantaggi
Il centralino virtuale rappresenta una soluzione fortemente competitiva e vantaggiosa. Combinando risparmio, flessibilità ed efficienza operativa, offre vantaggi concreti e misurabili per ogni tipo di realtà aziendale.
Vediamo nel dettaglio i principali 8 vantaggi che offre.
1 – Risparmio economico
Scegliere di installare un centralino virtuale permette di abbattere i costi operativi in maniera significativa ed avere un maggiore controllo del budget aziendale.
Nessun investimento per hardware o installazioni fisiche
Canoni prevedibili e modulabili a seconda dell’utilizzo
Chiamate gratuite tra sedi o interni aziendali
Tariffe più convenienti
2 – Flessibilità e libertà operativa
Il centralino virtuale offre la totale garanzia in termini di continuità operativa e lavoro senza vincoli geografici.
Possibilità di collegare più sedi in un unico sistema
Accesso da qualsiasi luogo attraverso la rete internet
Utilizzo su smartphone, PC o telefoni VoIP
Supporto completo a smart working e team che lavorano da remoto
3 – Scalabilità, modularità e adattabilità
In base all’evoluzione della struttura aziendale e del suo business, il centralino virtuale è facilmente adattabile.
4 – Ottimizzazione della gestione chiamate e miglioramento della produttività
La migliore organizzazione delle comunicazione ne ottimizza i flussi, con un conseguente incremento della produttività.
Smistamento intelligente delle chiamate
Instradamento verso il reparto/operatore corretto
Tempestività delle risposte
Riduzione delle chiamate perse
5 – Integrazione per una comunicazione unificata
Centralizza tutti i canali di comunicazione, a beneficio di processi più veloci.
Una sola piattaforma per la gestione delle comunicazioni interne ed esterne
Integrazione con CRM, software aziendali, help desk…
Collegamento con email, chat, app e videoconferenze
6 – Monitoraggio
Grazie alle funzioni di monitoraggio, analisi e controllo, su chiamate, tempi e utilizzo, offre una maggiore consapevolezza ed una ottimizzazione continua per migliorare le performance.
7 – Miglioramento della customer experience e dell’immagine aziendale
Questo servizio trasmette subito l’immagine di un’azienda efficiente, strutturata e al passo coi tempi. Inoltre, la gestione delle attese, i risponditori automatici e i messaggi personalizzati offrono un notevole miglioramento dell’esperienza cliente, che risulta più fluida, ordinata ed efficace.
8 – Affidabilità e continuità operativa
Il centralino virtuale è garanzia di una comunicazione sempre attiva, che offre stabilità, continuità e protezione del servizio. In caso di problemi tecnici o imprevisti in sede, infatti, il sistema continua a funzionare perché basato su cloud.
Centralino virtuale: per quali realtà professionali può rivelarsi una scelta vincente
Il centralino virtuale rappresenta un sistema completo di gestione della comunicazione aziendale, che va ben al di là di un semplice strumento per rispondere alle chiamate.
Trattandosi di una soluzione molto versatile, flessibile e scalabile, il centralino virtuale può adattarsi a realtà di ogni tipologia e dimensione. In qualsiasi caso, lo scopo primario è quello di comunicare meglio e in maniera più efficiente. In ambito lavorativo, può dunque essere utile a tutti:
piccole e medie imprese
aziende con più sedi
studi professionali
aziende con personale che lavora da remoto
customer service e assistenza tecnica
I costi per l’installazione di un centralino virtuale
Mediamente, installare un centralino virtuale aziendale ha costi inferiori e prevedibili rispetto ad un centralino tradizionale. Tuttavia, non è possibile indicare una cifra esatta di riferimento, dal momento che vanno considerati diversi fattori, quali:
il numero di interni/utenti
le funzionalità richieste, dai servizi base a quelli avanzati
la configurazione iniziale
la configurazione di eventuali personalizzazioni
il canone (mensile o annuale)
Centralino virtuale: i 6 fattori da considerare in fase di scelta
Per scegliere il centralino virtuale più adatto per la propria azienda o attività è importante valutare una serie di aspetti, così da poter optare sulla soluzione più idonea alle proprie esigenze.
Ecco i 6 fattori da considerare in fase di scelta:
il numero di dipendenti/collaboratori che utilizzeranno il sistema
la facilità di utilizzo
il numero indicativo di chiamate giornaliere, in entrata e in uscita
le funzionalità (già presenti o da integrare)
la flessibilità che permetta integrazioni successive
l’assistenza e il supporto tecnico
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